Privacybeleid

1. Inleiding

Mensa Beaki B.V. (hierna: "Mensa Beaki", "wij", "ons" of "onze") hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en de zorgvuldige omgang met uw persoonlijke gegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij omgaan met de persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen via onze website, diensten en andere contactmomenten.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die Mensa Beaki verwerkt van bezoekers van onze website, klanten, prospects en andere betrokkenen in het kader van onze vastgoeddiensten.

2. Contactgegevens

Mensa Beaki B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Voor vragen over dit privacybeleid of uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens of per e-mail naar [email protected].

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen verschillende categorieën persoonlijke gegevens, afhankelijk van uw interactie met onze diensten:

3.1 Contactgegevens

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Postadres
• Bedrijfsnaam en functie (indien van toepassing)

3.2 Financiële informatie

• Informatie over uw investeringsbudget
• Financiële situatie (voor kredietwaardigheidsbeoordelingen)
• Bankgegevens (alleen indien noodzakelijk voor transacties)
• Belastinginformatie (waar wettelijk vereist)

3.3 Voorkeuren en gedrag

• Investeringsvoorkeuren en -doelstellingen
• Communicatievoorkeuren
• Website-gedrag en interacties
• Reacties op marketing en communicatie

3.4 Technische gegevens

• IP-adres
• Browser type en versie
• Apparaatinformatie
• Cookies en vergelijkbare tracking technologieën

4. Hoe verzamelen wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren:

4.1 Directe verzameling

• Wanneer u contact met ons opneemt via telefoon, e-mail of ons contactformulier
• Bij het invullen van formulieren op onze website
• Tijdens persoonlijke ontmoetingen of consultaties
• Bij het aanmelden voor onze nieuwsbrief
• Tijdens het aankoopproces van vastgoeddiensten

4.2 Automatische verzameling

• Via cookies en tracking technologieën op onze website
• Door uw interacties met onze e-mails en digitale communicatie
• Via analytics tools voor website-optimalisatie

4.3 Van derde partijen

• Van openbare bronnen (bijv. Kamer van Koophandel)
• Van zakelijke partners (met uw toestemming)
• Van referenties die u heeft opgegeven

5. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

5.1 Dienstverlening

• Het verstrekken van vastgoedadvies en -diensten
• Het uitvoeren van marktanalyses en waarderingen
• Het faciliteren van vastgoedtransacties
• Portfolio management en monitoring
• Klantenservice en ondersteuning

5.2 Communicatie en marketing

• Het verzenden van nieuwsbrieven en marktinformatie
• Het informeren over nieuwe diensten en mogelijkheden
• Het versturen van gepersonaliseerde aanbiedingen
• Het onderhouden van klantrelaties

5.3 Website-optimalisatie

• Het analyseren van website-gebruik en prestaties
• Het verbeteren van gebruikerservaring
• Het voorkomen van fraude en misbruik
• Technische ondersteuning en probleemoplossing

5.4 Wettelijke verplichtingen

• Het naleven van financiële regelgeving (AML/KYC)
• Belastingrapportage waar vereist
• Het voldoen aan accountancy- en auditverplichtingen
• Het reageren op verzoeken van toezichthouders

6. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij baseren de verwerking van uw persoonlijke gegevens op de volgende rechtsgronden:

6.1 Uitvoering van een overeenkomst

Voor het leveren van onze vastgoeddiensten en het uitvoeren van overeenkomsten met klanten.

6.2 Gerechtvaardigd belang

Voor directmarketing aan bestaande klanten, website-analyse, en de verbetering van onze diensten. Wij wegen hierbij zorgvuldig onze belangen af tegen uw privacy-rechten.

6.3 Toestemming

Voor nieuwsbrieven, cookies (waar vereist), en bepaalde marketingactiviteiten. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

6.4 Wettelijke verplichting

Voor het naleven van wet- en regelgeving, zoals anti-witwasregels en belastingverplichtingen.

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonlijke gegevens alleen in de volgende gevallen:

7.1 Dienstverleners

• IT-leveranciers en hostingproviders
• Marketingbureaus en communicatieplatforms
• Accountants en juridische adviseurs
• Betalingsverwerkers

7.2 Zakelijke partners

• Notarissen voor vastgoedtransacties
• Makelaars en andere vastgoedprofessionals
• Financiële instellingen voor hypotheekbemiddeling
• Verzekeringsmaatschappijen

7.3 Wettelijke verplichtingen

• Toezichthouders (AFM, DNB)
• Belastingdienst
• FIU-Nederland (bij verdachte transacties)
• Gerechtelijke autoriteiten (bij wettelijke verplichting)

Alle derde partijen zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen en mogen deze alleen gebruiken voor de afgesproken doeleinden.

8. Internationale doorgifte

In sommige gevallen kunnen uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit gebeurt alleen onder strikte voorwaarden:

• Naar landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
• Op basis van standaard contractuele clausules goedgekeurd door de EU
• Naar organisaties met geldige certificeringen
• Met uw expliciete toestemming

Wij zorgen er altijd voor dat uw gegevens hetzelfde niveau van bescherming genieten als binnen de EU.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

9.1 Klantgegevens

• Actieve klantrelaties: tijdens de relatie plus 7 jaar
• Transactiegegevens: 7 jaar na afsluiting (wettelijke bewaarplicht)
• Financiële documenten: 7 jaar (Burgerlijk Wetboek)

9.2 Prospectgegevens

• Prospects zonder overeenkomst: 2 jaar na laatste contact
• Nieuwsbriefabonnees: totdat u zich uitschrijft

9.3 Website-gegevens

• Analytische gegevens: 26 maanden
• Logbestanden: 30 dagen
• Cookies: volgens ons cookiebeleid

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

10. Uw rechten

Onder de AVG heeft u verschillende rechten betreffende uw persoonlijke gegevens:

10.1 Recht op inzage

U heeft het recht om te weten welke persoonlijke gegevens wij van u verwerken en hoe wij deze gebruiken.

10.2 Recht op rectificatie

U kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren of aan te vullen.

10.3 Recht op verwijdering ('recht om vergeten te worden')

Onder bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om verwijdering van uw persoonlijke gegevens.

10.4 Recht op beperking van verwerking

U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken in bepaalde situaties.

10.5 Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.

10.6 Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor directmarketing.

10.7 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Uitoefening van rechten: Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

11. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonlijke gegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

11.1 Technische maatregelen

• SSL/TLS encryptie voor gegevensoverdracht
• Encryptie van gegevens in rust
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Firewalls en toegangscontroles
• Regelmatige back-ups en herstelplannen

11.2 Organisatorische maatregelen

• Toegang tot gegevens op basis van 'need-to-know' principe
• Privacy- en beveiligingstraining voor medewerkers
• Confidentialiteitsverklaringen voor alle personeelsleden
• Regelmatige beveiligingsaudits en risicobeoordelingen
• Procedures voor melden en afhandelen van datalekken

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan geen systeem 100% beveiligd worden gegarandeerd. Wij raden u aan om ook zelf voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden.

12. Cookies en tracking

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Voor gedetailleerde informatie over ons gebruik van cookies verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

In het kort gebruiken wij cookies voor:

• Het functioneren van de website
• Het analyseren van websitegebruik
• Het verbeteren van uw gebruikerservaring
• Marketingdoeleinden (met uw toestemming)

13. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van minderjarigen. Indien u denkt dat wij per ongeluk gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij deze gegevens kunnen verwijderen.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen om wijzigingen in onze praktijken, diensten of wettelijke vereisten weer te geven. Wij adviseren u om dit beleid regelmatig te raadplegen.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via:

• Een prominente kennisgeving op onze website
• E-mail (aan nieuwsbriefabonnees en klanten)
• Andere passende communicatiemiddelen

Het gebruik van onze diensten na publicatie van wijzigingen geldt als acceptatie van het gewijzigde beleid.

15. Klachten

Indien u niet tevreden bent over onze omgang met uw persoonlijke gegevens, kunt u een klacht indienen bij:

15.1 Mensa Beaki

Wij streven ernaar alle klachten intern op te lossen. U kunt contact opnemen via [email protected].

15.2 Autoriteit Persoonsgegevens

16. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonlijke gegevens kunt u contact met ons opnemen: